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👥 Configuración · Terceros

Terceros

Todas las personas y empresas con las que trabajas, en un solo lugar: clientes, proveedores, vendedores y empleados.

Una persona, varios roles Clasificación tributaria Cupo de crédito
💡
Todo lo que ves en esta página es una simulación: la empresa, los datos y los valores son inventados. Nada de lo que hagas acá toca tu sistema.

Qué es y para qué sirve

Un tercero es cualquiera que aparece en un documento: a quien le vendes, a quien le compras, quien te vende y quien trabaja contigo.

💡
Se guardan juntos a propósito: la misma empresa puede ser cliente y proveedor a la vez, y tener sus datos duplicados en dos listas es garantía de que se desincronicen.

La pantalla, caja por caja

masfacilito.com/private/terceros
Listado de terceros en MASFACILITO: clientes, proveedores y empleados.
Captura real del sistema. Pasa por encima de un número para ver qué campo señala.
1

Nuevo tercero

Abre la ficha en blanco.

2

Buscar

Por nombre, documento o correo.

3

La lista

Con filtros por rol. El ⚙ abre editar, dar acceso o eliminar.

Una persona, varios roles

Un tercero puede ser cliente, proveedor, vendedor y empleado al mismo tiempo. Se marcan todos los que apliquen.

⚠️
Esto importa al buscar: si filtras por «proveedores» y no aparece alguien que sabes que lo es, revisa que tenga marcado ese rol. Un tercero con el rol equivocado queda invisible en el módulo donde lo necesitas.

Datos básicos

Lo que identifica al tercero y lo que va en la factura.

1

Persona natural o jurídica

Cambia qué campos pide: una empresa lleva razón social; una persona, nombres y apellidos.

2

Tipo y número de documento

NIT, cédula, pasaporte… El NIT lleva dígito de verificación, y el sistema lo calcula solo.

3

Correo

A donde le llegan las facturas electrónicas. Si está mal, la DIAN acepta pero el cliente nunca la recibe.

4

Teléfono y dirección

Salen impresos en la factura.

Crear un cliente

18 s
Toca ▶ para ver cómo se hace en el sistema.
Grabado en el sistema real. Pausa y vuelve atrás las veces que necesites.

Crear un tercero leyendo su RUT

14 s
Toca ▶ para ver cómo se hace en el sistema.
Se sube el PDF que descarga la DIAN y el sistema llena NIT, nombre, direccion, ciudad y responsabilidades.

Ubicación

País, departamento y ciudad, en cascada.

⚠️
La ciudad no es decorativa: su código DANE viaja en el XML que va a la DIAN. Una ciudad mal puesta es motivo de rechazo.

Clasificación tributaria

Lo que decide si a ese tercero se le retiene y cuánto.

1

Régimen tributario

Ordinario o Simple. Al del Régimen Simple no se le practica retefuente — lo dice la ley, no una configuración.

2

Responsabilidades fiscales

Las cinco casillas del RUT: declarante, autorretenedor, gran contribuyente, agente de retefuente y agente de reteIVA.

3

Declara renta

Nace vacío a propósito y solo lo marca una persona.

Suponer que declara llevaría a retener de menos, y ese faltante lo responde quien retiene (art. 370 E.T.).
4

Aplicar retenciones siempre

Hace que el sistema salte la cuantía mínima de todos los conceptos con ese tercero.

Y solo eso: al del Régimen Simple y al autorretenedor se les sigue sin retener.
5

Lo que este cliente le retiene

Cuando usted le vende y el cliente le paga menos porque le retiene: la ReteIVA (15 % del IVA, lo normal), la ReteICA por mil (la tarifa del municipio, por ejemplo 7) y, si aplica, la sobretasa bomberil y avisos y tableros, que son un porcentaje de la ReteICA y no de la venta. Debajo sale un ejemplo en pesos. Lo usa la contabilización automática para anotar sus ventas.

Solo aparece si el tercero es cliente, o si ya trae algo guardado. A un proveedor no se le llena: lo que usted le retiene a él sale del concepto de cada producto.
💡
La tarifa de retefuente ya no se pone en la ficha del tercero: sale del concepto DIAN que trae cada producto. Está explicado en Facturación → Aplicar retenciones.

Cupo de crédito

Cuánto se le puede fiar y a cuántos días.

💡
Al vender a crédito el sistema mira la deuda real de ese cliente en cartera, no un número guardado, y avisa si la venta lo pasa del cupo.

Darle acceso al sistema

Un cliente o un empleado puede necesitar entrar al ERP. La acción Dar acceso lo convierte en usuario.

💡
Conserva su rol de cliente o proveedor: no se duplica la ficha. Hereda el correo como nombre de usuario y nace sin permisos — al terminar, el sistema te lleva a su ficha de usuario para asignarlos.

Eliminar o inactivar

Si el tercero nunca apareció en un documento, se borra. Si ya tiene facturas o compras, el sistema no lo deja y ofrece inactivarlo.

💡
Inactivar lo saca de los buscadores pero conserva su historia. Borrarlo dejaría facturas sin cliente.

Si algo sale mal

La DIAN rechazó por los datos del cliente
Casi siempre es el tipo de documento, el dígito de verificación o la ciudad. Se corrige en la ficha y se reenvía la factura. Reenviarla sin corregir la rechaza otra vez.
No aparece al buscar proveedores
No tiene marcado el rol de proveedor. Un tercero solo sale en los buscadores de los roles que tenga.
¿Por qué no le retiene?
Puede ser Régimen Simple, autorretenedor, o que el monto no llegue a la cuantía mínima del concepto. El modal de cobro te dice cuál de los tres es.
Tengo el mismo cliente dos veces
Pasa cuando se creó una vez como cliente y otra como proveedor. Hay que dejar uno solo con los dos roles marcados y eliminar el duplicado — si tiene movimientos, inactivarlo.

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