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💵 Nómina · Contratos y liquidación

Nómina

Los empleados, sus contratos y la liquidación de cada mes — que además se reporta a la DIAN como nómina electrónica.

Los contratos Liquidar el mes Enviar a la DIAN
💡
Todo lo que ves en esta página es una simulación: la empresa, los datos y los valores son inventados. Nada de lo que hagas acá toca tu sistema.

Qué es y para qué sirve

La DIAN exige reportar la nómina electrónicamente: un documento por empleado, por mes. Este módulo la liquida y la envía.

💡
Aunque pagues quincenal, a la DIAN va un solo documento mensual por empleado, con las dos fechas de pago adentro. Así lo pide el anexo técnico.

El orden de las cosas

Hay que montar tres cosas una sola vez, y después cada mes es repetir dos pasos.

1

Cargos

El catálogo de puestos: cajero, bodeguero, administrador.

2

Contratos

Un contrato por empleado, con su salario y sus afiliaciones.

3

Parámetros

Con qué cuentas contables se registra cada concepto. Solo si llevas contabilidad.

4

Y cada mes

Generar el período → liquidar → enviar a la DIAN.

Cargos

Un catálogo simple: nombre y estado. Cada contrato apunta a uno.

💡
Si un cargo ya está en uso, el sistema no lo deja borrar y ofrece inactivarlo.

Contratos

El empleado es un tercero con rol de empleado, y su contrato guarda todo lo laboral.

masfacilito.com/private/nomina/contratos
Listado de contratos de nómina en MASFACILITO.
Captura real del sistema. Pasa por encima de un número para ver qué campo señala.
1

Salario

De ahí salen los cálculos. Según cuántos salarios mínimos sea, el sistema marca solo si aplica salario integral, auxilio de transporte o fondo de solidaridad.

Integral desde 13 SMLV · auxilio hasta 2 · FSP desde 4. Es la ley, y por eso no se pregunta.
2

Afiliaciones

EPS, pensión, ARL, caja de compensación y cesantías.

3

Datos de pago

El banco y la cuenta donde se le consigna. Se guarda en la ficha del empleado.

💡
Si el empleado todavía no existe como tercero, se crea desde el mismo formulario del contrato.

Las cuentas contables de la nómina

Con qué cuenta del PUC se registra cada concepto de nómina, por centro de costo, se configura en Contabilidad › Contabilización, en el paso Nómina. Antes había una pantalla aparte, «Parámetros Nómina»; ya no existe: las cuentas se configuran en un solo lado.

💡
Se configura una vez por centro, y hay un botón para copiar de otro centro: si ya montaste Administrativo, Ventas se arma en un clic. Lo copiado queda como propuesta para revisar: un centro de producción va a la 72, no a la 51.

Generar el período

Un período es un mes. Al generarlo, el sistema trae a todos los empleados con contrato activo.

masfacilito.com/private/nomina/periodos
Listado de períodos de nómina en MASFACILITO.
Captura real del sistema. Pasa por encima de un número para ver qué campo señala.

Precarga lo que ya sabe

Salario, auxilio, días trabajados, y calcula salud, pensión y FSP sobre el IBC.

Copiar del mes anterior

Duplica la nómina del mes pasado tal cual: los mismos conceptos y los mismos valores —primas, cesantías, horas extra, incapacidades—. Las fechas se corren al mes nuevo (una incapacidad del 3 de agosto queda el 3 de septiembre) y después ajustas lo que cambió.

Agregar faltantes

Si entró alguien después de generar el período, se agrega sin rehacerlo.

💡
La copia toma solo el mes inmediatamente anterior. Si una nómina se corrigió con una nota de ajuste de reemplazo, copia la versión corregida. Y el empleado que no tuvo nómina ese mes arranca con la base de su contrato — no se le copia un mes viejo.

Liquidar un empleado

El formulario se arma según los conceptos que apliquen: cada uno pide lo que necesita.

Horas extra

Se digitan las horas y el recargo legal se calcula solo, de solo lectura.

Incapacidades y licencias

Con su tipo y sus fechas.

Cabecera

Días trabajados, fecha de pago, método, y si el contrato se termina este mes.

Los globos ⓘ

Cada campo tiene su explicación al lado. No hay que saberse el anexo de la DIAN de memoria.

Crear un contrato

18 s
Toca ▶ para ver cómo se hace en el sistema.
Grabado en el sistema real. Pausa y vuelve atrás las veces que necesites.

Importar desde Excel

Cuando son muchos empleados, se baja una plantilla ya pre-llena con el período y se sube completa.

💡
Son dos hojas: una para los valores únicos por empleado y otra para las novedades que pueden repetirse — horas extra de varios días, por ejemplo.

La colilla

El desprendible de pago del empleado, en PDF. Se puede imprimir o mandar por correo.

💡
Sale con el mismo diseño de la factura de venta, con el color de tu empresa.

Enviar la nómina a la DIAN

Desde la grilla del período, con el botón de enviar. Cada empleado genera su documento y recibe un CUNE.

Al aceptar, correo automático

Al empleado le llega su colilla, con copia a la empresa.

Verificar en la DIAN

Un botón consulta el catálogo oficial por el CUNE y te dice qué ve la DIAN.

Respuestas DIAN

Si algo salió mal, acá está el motivo, explicado.

Notas de ajuste

Si una nómina ya aceptada tenía un error, no se corrige: se ajusta con otro documento.

1

De reemplazo (NIA)

Copia la liquidación, la corriges y se envía. Reemplaza a la anterior — y se puede encadenar si hace falta corregir otra vez.

2

De eliminación (NIE)

Deja sin efecto la nómina. Es terminal: después de una eliminación aceptada no se puede ajustar más.

💡
En el listado, los períodos con ajustes salen resaltados con un badge que dice cuántos, y al tocarlo se ven.

Las rechazadas

La pantalla Nóminas rechazadas junta las que quedaron trabadas de todos los períodos.

💡
Existe porque con 50 períodos no había forma de saber en cuál quedó algo sin enviar sin entrar uno por uno. Trae el comprobante, el empleado, el período y el motivo en la misma fila — y ahí está el botón para repararlas todas.

Ya reportada

Dice SÍ cuando ese empleado ya tiene otra nómina aceptada por la DIAN en el mismo mes. Esa rechazada sobra: es un intento repetido.

Eliminar

En el engranaje de cada fila. Saca la rechazada de la lista, de las alertas y del envío masivo.

Eliminar todas

Arriba de la tabla. Elimina de una vez todas las que están en la lista.

⚠️
Antes de eliminar, mira la columna Ya reportada. Si dice NO, esa rechazada es la única nómina del empleado en ese mes: eliminarla deja el mes sin reportar a la DIAN. Lo que corresponde ahí es repararla y enviarla.

Si algo sale mal

No aparece un empleado en el período
Su contrato debe estar activo y con fecha de inicio anterior al período. Si entró después de generarlo, usa agregar faltantes.
El auxilio de transporte no se calculó
Solo aplica hasta 2 salarios mínimos. Por encima, la ley no lo obliga y el sistema no lo pone.
La DIAN rechazó la nómina
El motivo está en Respuestas DIAN. Los más comunes: un dato del empleado incompleto, o un concepto con fecha fuera del período.
Copié el mes anterior y salieron más empleados
Son los que tienen contrato activo pero no tuvieron nómina el mes pasado. A ellos no hay nada que copiarles: arrancan con el salario de su contrato. Revísalos o quítalos del período si no corresponden.
¿Eliminar una rechazada borra el documento?
No. Deja de aparecer en la lista, en las alertas y en el envío masivo, pero conserva su número y las respuestas de la DIAN. Una nómina aceptada no se puede eliminar así: para anularla está la nota de ajuste de eliminación.
Me equivoqué en una nómina ya aceptada
No se edita: se hace una nota de ajuste de reemplazo con los valores correctos. Queda el rastro de las dos, como pide la DIAN.
¿La nómina ya calcula todo sola?
Calcula salario, auxilio, horas extra con su recargo, salud, pensión, FSP, ausentismos y prestaciones. Falta afinar la depuración avanzada de retención en la fuente — dependientes y vivienda.

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