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🛒 Compras · Facturas de compra

Compras

La factura que te da el proveedor. Al registrarla entra la mercancía al inventario, se actualiza el costo y queda la cuenta por pagar.

▶ Registrar una compra Importar el XML Anular una compra
💡
Todo lo que ves en esta página es una simulación: la empresa, los clientes y los valores son inventados. Nada de lo que hagas acá toca tu sistema.

Qué es y para qué sirve

Cuando un proveedor te entrega mercancía con su factura, esa factura se registra acá. No es un trámite: al finalizarla pasan tres cosas de una vez.

1

Entra la mercancía

Las cantidades suman al inventario de la bodega que elijas.

2

Se actualiza el costo

El costo del producto se recalcula, según el método que use tu empresa (promedio o último costo).

3

Queda la cuenta por pagar

Si es a crédito, la deuda con ese proveedor aparece en Cartera por pagar.

💡
La compra no va a la DIAN: la factura ya la emitió tu proveedor. Lo que sí va es el Documento Soporte, para proveedores que no están obligados a facturar.

La pantalla, caja por caja

masfacilito.com/private/compras
Listado de facturas de compra en MASFACILITO, con los botones de nueva compra e importar XML.
Captura real del sistema. Pasa por encima de un número para ver qué campo señala.
1

Nueva compra

Abre el formulario en blanco para digitarla.

2

Importar XML

El botón oscuro de al lado. Lee el archivo que te mandó el proveedor y arma la compra sola.

Es la forma rápida: evita digitar 50 líneas a mano.
3

Las compras registradas

Con su proveedor, la factura del proveedor y el estado. La columna NC avisa si tiene nota crédito.

Registrar una compra

El formulario se parece al de la venta: cabecera arriba, productos en la grilla, y finalizar abajo.

Abrir una compra nueva

≈ 12 s
Toca ▶ para ver cómo se hace en el sistema.
Grabado en el sistema real. Pausa y vuelve atrás las veces que necesites.
1

El proveedor

Se busca por nombre o NIT. Si no existe, se crea sin salir de la compra.

2

La factura del proveedor

Su número y su fecha. El sistema avisa si ya registraste esa misma factura.

3

Costo, descuento y obsequio

Cada línea lleva su costo. El obsequio son unidades que entran al inventario pero no se pagan.

Importar el XML del proveedor

Si tu proveedor factura electrónicamente, te manda un XML (a veces dentro de un ZIP). Ese archivo trae todo: sus datos, las líneas, los impuestos y los totales.

📥
¿Te llegan por correo? Conecta ese correo en el Buzón de facturas y las facturas llegan solas: se importan desde ahí con un clic, sin descargar ni subir el archivo.
1

Subir el archivo

Acepta el XML suelto o el ZIP tal como llegó al correo.

2

Emparejar productos

El sistema busca cada producto del XML en tu catálogo. Lo que no encuentre se empareja a mano — y lo aprende para la próxima.

3

Revisar y crear

Antes de guardar muestra los totales y las retenciones sugeridas. Al confirmar queda un borrador listo para finalizar.

⚠️
Los impuestos se toman del XML, no de tu catálogo: es lo que el proveedor te cobró de verdad. Si el IVA de tu producto es distinto, el sistema te lo advierte en ámbar en vez de cambiarlo por su cuenta.

Emparejar los productos

La referencia del proveedor casi nunca coincide con la tuya. Al emparejarlas una vez, el sistema lo recuerda: la próxima factura de ese proveedor se empareja sola.

💡
Si el producto no existe en tu catálogo, se puede crear desde ahí mismo, con el nombre y el costo que vienen en el XML.

Inventario y costo

Al finalizar, la mercancía entra a la bodega elegida y el costo se recalcula.

💡
Hay un interruptor «Aumentar inventario» en el modal de finalizar, encendido por defecto. Apagarlo registra la compra y su cuenta por pagar sin tocar el stock — para lo que no llevas en inventario, como servicios o gastos.

La cuenta por pagar

Si la compra queda a crédito, la deuda aparece en Cartera → Cuentas por pagar, con su vencimiento. Ahí se registran los pagos al proveedor.

⚠️
A diferencia de la cartera por cobrar, en la de pagar las formas de pago deben cuadrar exacto: no hay excedente que dejar como anticipo, porque el saldo a favor es del cliente, no del proveedor.

Retenciones practicadas

Acá tú eres quien retiene. Al finalizar, el sistema liquida lo que hay que retenerle al proveedor según el concepto DIAN de cada producto.

💡
Las reglas son las mismas que en la venta —Reteica por mil, ReteIVA sobre el IVA, Bomberil y Avisos sobre el ICA retenido—. Están explicadas en Facturación → Aplicar retenciones.

Lotes y seriales

La compra es donde nacen. Si el producto los maneja, al registrarla se capturan los números de lote con su vencimiento, o los seriales uno por uno.

⚠️
Hay que capturar tantos como unidades entren, contando los obsequios. Si faltan, el sistema no deja finalizar — y con razón: después no se sabría qué se recibió.

Anular una compra

Se hace con una nota crédito de compra, que reversa todo: saca la mercancía del inventario, borra la cuenta por pagar y elimina los lotes y seriales que había creado.

⚠️
Los seriales que ya se vendieron no se eliminan: se conservan, porque su venta existió. Solo se quitan los que seguían disponibles.

Cambiar de bodega

Si registraste la compra contra la bodega equivocada, no hay que anularla: la acción Cambiar de bodega mueve la mercancía con un traslado nuevo.

⚠️
Solo funciona mientras la mercancía siga intacta. Si algo de esa compra ya salió —se vendió o se trasladó—, el sistema lo bloquea y te dice qué producto, porque mover el resto dejaría la bodega en negativo.

Si algo sale mal

«Esa factura del proveedor ya está registrada»
El sistema compara el número de la factura del proveedor y su CUFE. Si ya la registraste, avisa antes de duplicar la mercancía y la deuda.
El XML no lo pude subir
Asegúrate de que sea el XML de la factura y no el PDF. Si viene en ZIP, súbelo tal cual: el sistema lo abre. Algunos proveedores mandan un «AttachedDocument» que trae el XML adentro — también sirve.
El costo del producto no cambió
Si apagaste «Aumentar inventario», el costo solo se actualiza cuando el método es último costo. Con costo promedio hace falta que la mercancía entre de verdad.
No me deja finalizar: pide lotes
Ese producto maneja lotes o seriales y falta capturarlos. El ícono de la línea abre la ventana; hay que cubrir todas las unidades, incluidos los obsequios.

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